Вернуться к статьям
Табель учёта рабочего времени: как заполнять и автоматизировать
Что такое табель учёта рабочего времени, как заполнять формы Т-12 и Т-13, какие условные обозначения использовать, частые ошибки и как формировать табель автоматически из реальных смен.
Коротко: табель — это таблица «сотрудники × дни месяца» с отметками явок и количеством часов. Формы Т-12 и Т-13 необязательны, но удобны. Если сотрудники отмечают смены в приложении, табель собирается автоматически из реальных данных — без ручного ввода и приписок.
Табель учёта рабочего времени — основной первичный документ, в котором фиксируются явки, неявки и количество отработанных часов каждого сотрудника за месяц. От табеля напрямую зависит расчёт зарплаты, оплата больничных и отпусков, поэтому ошибки в нём стоят денег и нервов. Разберём, как вести табель правильно и как перестать тратить на него дни в конце месяца.
Зачем нужен табель
На основании табеля бухгалтер начисляет зарплату, считает переработки и оплачивает отсутствие по болезни и отпуску. Вести учёт рабочего времени обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ), а табель — самая распространённая его форма. При проверках именно табель подтверждает, сколько и когда работал сотрудник.
Формы Т-12 и Т-13
Исторически использовались две унифицированные формы Госкомстата:
- Т-12 — табель с разделом расчёта оплаты труда (учёт времени и расчёт в одном документе);
- Т-13 — табель только для учёта рабочего времени, когда зарплата считается отдельно в программе.
С 2013 года эти формы необязательны — компания может утвердить собственную. Но структура у всех одинаковая: строки — сотрудники, столбцы — дни месяца, в ячейках — код явки и количество часов.
Условные обозначения
В ячейках ставят буквенные коды:
| Код | Значение |
|---|---|
| Я | явка (с указанием часов) |
| Н | работа в ночное время |
| В | выходной |
| ОТ | ежегодный отпуск |
| Б | больничный |
| НН | неявка по невыясненной причине |
| РВ | работа в выходной/праздник |
Как заполнять табель: пошагово
- В начале месяца внесите список сотрудников и их норму.
- Каждый день отмечайте явки и часы (или фиксируйте отсутствие нужным кодом).
- В конце месяца подведите итоги по каждому сотруднику: отработанные дни и часы.
- Передайте табель в расчёт зарплаты.
Частые ошибки ручного табеля
- заполнение «по памяти» в конце месяца — часы не совпадают с реальными;
- не отражаются опоздания и ранние уходы;
- приписки часов отсутствующим сотрудникам;
- табельщик тратит на сведение целые дни.
Как формировать табель автоматически
Если сотрудники отмечают смены в приложении, табель собирается сам из фактических данных. В Apartex есть табель по сменам: сотрудники по строкам, дни месяца по столбцам, в ячейках — реальные отработанные часы. Туда же автоматически попадают опоздания (см. как бороться с опозданиями) и переработки, а оттуда данные идут в расчёт зарплаты по часам. Табель можно выгрузить и распечатать. Подробнее об отчётах — в документации.
Хотите, чтобы табель собирался автоматически из реальных смен?
Частые вопросы
Обязательно ли использовать форму Т-13? Нет, с 2013 года унифицированные формы необязательны — можно утвердить свою, сохранив обязательные реквизиты.
Как избежать приписок в табеле? Формировать его автоматически из отметок смен с подтверждением присутствия — тогда в табель попадает только реальное время.
Кто заполняет табель? Обычно ответственный сотрудник или руководитель подразделения; при автоматизации заполнение сводится к контролю, а не к ручному вводу.