Магазин открылся в 10:00 — или в 10:25?
По бумажному графику это не проверить. Apartex фиксирует выход каждого продавца с селфи и геометкой, ведёт график по всем точкам, собирает табель и считает зарплату — вместе с процентом от продаж.
Смена начинается в телефоне, а не в тетради у кассы
Продавцу не нужно никому звонить и ничего заполнять. Пять касаний на входе в магазин — и время открытия точки зафиксировано.
- 1 Открывает приложение Вход по номеру телефона, обучать никого не нужно.
- 2 Видит свою смену Плановое время открытия и закрытия точки — сразу на главном экране.
- 3 Нажимает «Начать рабочий день» Одна кнопка в карточке дня.
- 4 Делает селфи Подтверждает, что смену открыл он сам, и заодно показывает форму и внешний вид.
- 5 Подтверждает адрес точки Геометка определяется автоматически — смена стартует.
Отметиться из дома или по дороге не получится
Селфи и координаты снимаются в момент нажатия кнопки. Руководитель видит и снимок, и точку на карте в карточке смены.
- Селфи — смену открыл именно этот продавец, а не коллега с его телефона.
- Геометка — отметка сделана в магазине, а не в маршрутке по дороге на работу.
- Точное время — фактическое открытие точки пишется до минуты, без округления в чью-либо пользу.
Каждый из трёх пунктов включается в договоре сотрудника: обязательно, можно пропустить или отключить совсем. Для торгового зала и склада правила могут отличаться.
Опоздал — объясни причину
Точка должна была открыться в 10:00, а отметка сделана в 10:25 — приложение показывает план и факт и просит написать причину. Без неё смена не начнётся.
- Причина сохраняется в смене — руководитель видит её вместе с опозданием.
- Опоздание попадает в счётчик нарушений сотрудника.
- Разговор «я открылся вовремя» заканчивается, не начавшись.
Выкладка, ценники и приёмка — задачами, а не напоминаниями
Стандарты магазина превращаются в конкретные задачи с исполнителем и сроком. Видно, что сделано на смене, а что переехало на следующую.
Что нужно сделать сегодня — в телефоне у продавца
Задачи ставит администратор точки или старший смены. Сотрудник видит их в своём списке и отмечает выполнение, а в карточке остаётся исполнитель, затраченное время и результат.
- Списком, а не в голове — выкладка, ценники, витрина, приёмка товара, инвентаризация.
- С исполнителем и сроком — понятно, кто отвечает и до какого времени.
- С учётом времени — сколько заняла задача, видно в её карточке.
- Можно сделать оплачиваемой — за задачу назначается начисление, и оно попадает в расчёт вместе со сменами.
Перед закрытием смены продавец пишет отчёт за день: что продано, что закончилось, что сломалось. Отчёт остаётся в смене и виден руководителю.
Журналы заполняются на месте, а не переписываются вечером
Санитарные и производственные журналы точки — например, температурный журнал холодильников — ведутся прямо со смартфона, в момент проверки.
- Для продуктовой розницы — журнал под рукой у того, кто в зале.
- Запись видно сразу, а не в конце недели, когда тетрадь дойдёт до офиса.
- История сохраняется и не теряется вместе с журналом.
Новый продавец выходит в зал подготовленным
В рознице люди меняются часто, и обучение каждый раз начинается заново. Здесь оно собирается один раз — дальше повторяется само, одинаково на всех точках.
Курсы и тесты вместо «постой рядом, посмотри»
Материалы по ассортименту, кассе и стандартам обслуживания лежат в приложении. После обучения — тест, и сразу видно, кто его прошёл, а кто нет.
- Одинаково для всех точек — новичок в любом магазине сети получает то же обучение.
- Проверка знаний — тест с вопросами и прогрессом, а не «вроде всё понял».
- Результат у руководителя — кто прошёл, кто застрял, кого нужно доучить.
Инструкции — под подпись в приложении
Должностная инструкция, кассовая дисциплина и регламенты лежат в разделе документов. Сотрудник читает и подтверждает ознакомление кнопкой — факт фиксируется.
- Ознакомление подтверждено сотрудником, а не «я ему рассказывал».
- Новый регламент доходит до всех точек одновременно.
Медкнижки и допуски — со сроками
Для продуктовой розницы это отдельная головная боль: у медкнижек и санминимума заканчивается срок, и узнают об этом обычно при проверке. В панели видно, у кого и когда истекает документ.
- Истекающие и просроченные документы — отдельным списком.
- Документы каждого сотрудника хранятся в его карточке.
График всех точек — в одной таблице
Планируйте смены, закрывайте дырки в графике и распределяйте людей между магазинами без Excel и переписки.
Месяц, все люди и все дни сразу
Строки — сотрудники, столбцы — дни. Видно, кто выходит, где точка остаётся без продавца и сколько смен уже стоит у каждого.
- Планирование пачкой — отметили нужные ячейки у нескольких человек и поставили смены одним действием.
- Подмены и типы дней — рабочий день, выходной, отпуск, больничный или командировка выбираются тут же.
- Разбивка по отделам — торговый зал, касса и склад видны отдельно: где недобор, а где лишние руки.
- Фильтры — по должности, отделу, статусу смены или конкретным сотрудникам.
Сколько часов и денег стоит каждая точка
Колонка «Итого» показывает часы и сумму за месяц по каждому сотруднику, разбивка по отделам — укомплектованность смен и ФОТ.
Суббота и предпраздничные дни требуют другого состава, чем вторник. График строится под фактическую проходимость, а не «как обычно».
Кто сейчас в зале на каждой точке — видно из телефона
Не нужно звонить администратору и спрашивать, открылся ли магазин. Главный экран отвечает на это сразу.
Сегодняшний день по всей сети как на ладони
На главном экране руководителя — кто на месте, кто опоздал, кто не вышел и кто уже закрыл смену. Рядом — нарушения и ФОТ от выручки за выбранный период.
- Кто сейчас работает — список вышедших с фактическим временем начала.
- Кто опоздал — с указанной причиной, а не «наверное, пробки».
- Кто не вышел — видно в момент, когда точка должна была открыться, а не вечером.
- Где сделана отметка — точку начала смены можно открыть в картах.
Уведомления о невыходах, опозданиях и новых задачах приходят на телефон — реагировать можно до того, как это заметят покупатели.
Ставка, часы или процент от продаж — считает система
Схема оплаты задаётся в договоре каждого сотрудника, а сумма считается по фактически отработанным сменам.
Процент от выручки — без пересчётов на калькуляторе
В договоре выбирается способ начисления: за отработанные часы, за смену, оклад или процент от продаж и выполнения плана. Способы складываются — например, 2 500 ₽ за смену плюс 0,5 % от выручки точки.
- Условия у каждого свои — у стажёра, продавца и старшего смены они могут отличаться.
- Продавец видит сумму по каждой смене, а не одну цифру в конце месяца.
- Спор «мне недосчитали процент» превращается в открытый расчёт, который видят обе стороны.
Смена закрывается и сразу превращается в начисление
Между «продавец ушёл домой» и «часы попали в табель» не остаётся ручных шагов.
- 1 Продавец завершает смену Отчёт за день и повторная геометка при уходе.
- 2 Руководитель видит факт Фактическое время против планового, селфи начала и конца, точка на карте.
- 3 Проверяет и оценивает При необходимости правит время — например, если сотрудник забыл отметиться.
- 4 Принимает смену Смена уходит в табель и в расчёт зарплаты.
Принять смену и начислить оплату можно в тот же день
Руководителю не нужно ждать конца месяца: смена принимается сразу после закрытия точки, и сумма попадает в начисления продавца.
- Селфи начала и конца смены — в одной карточке.
- Факт против плана: во сколько должен был открыть точку и во сколько открыл.
- Отчёт за смену — что продано, что закончилось, что сломалось.
- Оценка от 1 до 5 формирует рейтинг сотрудника.
В договоре сотрудника выбирается, когда начислять: сразу по факту смены или только после принятия руководителем.
Табель собирается сам — по всем точкам сразу
Не нужно ждать таблицы от администраторов и сводить их в одну: план и факт по каждому дню, расчётный лист и готовые данные для бухгалтерии уже в панели.
