Вернуться к статьям
Как составить график сменности: правила, примеры и шаблоны
Как составить график сменности по ТК РФ: нормы рабочего времени, междусменный отдых, суммированный учёт, частые ошибки, примеры графиков и автоматизация планирования смен в приложении.
Коротко: график сменности должен укладываться в норму рабочего времени за учётный период, учитывать междусменный отдых и быть доступен сотрудникам заранее. Планировать удобнее в приложении — с групповым назначением смен и автоматическим переносом часов в зарплату.
График сменности определяет, кто и когда работает. Ошибка в нём — это либо нехватка людей в час пик и просевший сервис, либо переплата за простой и лишние переработки. Разберём правила составления, частые ошибки и то, как ускорить планирование.
Что учесть по закону
- Норма рабочего времени. При сменной работе обычно применяют суммированный учёт: норма считается за учётный период (месяц, квартал, до года), а не за неделю.
- Междусменный отдых. Как правило, не менее двойной длительности предыдущей смены.
- Ознакомление. С графиком сотрудников знакомят заранее — обычно не позднее чем за месяц.
- Переработки и ночные. Часы сверх нормы и ночное время оплачиваются повышенно.
Частые ошибки
- планируют «на глаз», без учёта загрузки по дням и часам;
- не закладывают замены на случай болезни и неявки;
- график живёт в Excel и не виден сотрудникам — отсюда путаница и прогулы;
- не контролируют переработки и выходят за норму.
Примеры графиков
Для разных ролей подходят разные режимы: стойка отеля — 2/2, кухня — сменно, горничные — динамически под заезды. Подробное сравнение режимов — в статье график 2/2, 5/2 и сменный.
Как составить график: пошагово
- Оцените загрузку по дням недели и часам (когда нужны люди).
- Определите режим под формат (2/2, сменный, динамический).
- Распределите сотрудников по сменам, заложив резерв на замены.
- Проверьте норму и междусменный отдых.
- Доведите график до сотрудников и фиксируйте изменения.
Как составить график быстро
Планировать смены удобнее сразу в приложении: видеть сотрудников по отделам, отмечать дни и назначать смены группой. В Apartex руководитель в графике смен выбирает дни, тип смены (рабочий день, выходной, командировка, больничный) и подтверждает — сотрудники мгновенно видят свои выходы и получают уведомление об изменениях. Часы автоматически идут в зарплату.
Для официантов и горничных, где выходы меняются ежедневно, подойдёт динамический график.
Хотите планировать графики смен за минуты, а не в Excel?
Частые вопросы
За сколько знакомить с графиком сменности? Обычно не позднее чем за один месяц до введения в действие.
Что такое суммированный учёт? Способ учёта, при котором норма часов считается за период (месяц, квартал, год), удобный для сменных графиков 2/2 и подобных.